Jag hade en rutin som höll på att äta upp mig.
Varje morgon vid åtta satte jag mig vid datorn, öppnade inkorgen och började svara. En timme senare hade jag gjort av med morgonens bästa energi på mejl som i bästa fall var halvviktiga. Sedan försökte jag ta tag i det riktiga arbetet — en kundstrategi, en teknisk genomgång, ett anbud. Trettio minuter in öppnade jag mejlen igen. Svarade på två saker. Försökte hitta tillbaka till det jag höll på med. Misslyckades. Började om.
I juni bestämde jag mig för att mäta det. Under två veckor noterade jag varje gång jag bytte från en uppgift till en annan på grund av mejl. Genomsnittlig kostnad per avbrott: ungefär femton minuter för att komma tillbaka till samma tankegång. Med åtta till tolv mejlkontroller per dag innebar det två till tre timmar om dagen som bara försvann i övergångar.
Så för tre veckor sedan slog jag på ett autosvar.
Autosvaret
Texten som alla som mejlar mig nu får tillbaka:
In order to increase my efficiency and productivity, I check my e-mail only on Tuesdays and Fridays. If you need immediate assistance, please call our office switchboard or reach me on Skype/mobile for urgent matters.
Jag körde den på engelska för att den ska funka för alla mottagare. Det finns inget att missförstå.
Reaktionerna har varit blandade. Andra företagare nickar igenkännande och säger att de önskar att de kunde göra likadant. Några kunder blev förvirrade och trodde jag var på semester. Och det finns säkert folk som fått autosvaret en onsdag och bara gått vidare till nästa byrå istället.
Det som gör det möjligt
Här är grejen som alla artiklar om “kolla mejl mer sällan” missar: det funkar bara om man har byggt infrastrukturen runt det.
Jag driver BBO med kontor i Göteborg och Stockholm. Vi har folk som svarar i telefon. När en kund ringer hamnar de inte på en telefonsvarare — de når en riktig person som kan hjälpa dem eller koppla vidare till rätt kollega. Akuta saker hanteras utan att behöva gå genom min inkorg.
För genuint brådskande grejer — en kunds sajt som tappat all sin indexering, en kampanj som går snett — finns Skype och mobilen. De kanalerna är alltid öppna. Under de här tre veckorna har det hänt kanske fyra gånger att någon behövt nå mig akut. Fyra gånger. Allt annat kunde vänta till tisdag eller fredag.
Poängen är att autosvaret inte är en mur. Det är en sorteringsmekanism. Saker som kräver mig personligen når mig direkt via snabbare kanaler. Saker som kan vänta, väntar. Saker som inte kräver mig alls hanteras av teamet utan att jag behöver vara inblandad.
Utan växeln, utan teamet som hanterar förstalinjekontakten med kunder, utan mobilen som reservkanal — då skulle det här bara vara en oåtkomlig VD. Det är ju en helt annan sak.
Vad det faktiskt ger
Sex veckor in kan jag säga det här med ganska god säkerhet: jag har fått tillbaka sex till åtta timmar i veckan. Inte genom att jobba hårdare, utan genom att slippa den kontextväxling som mejlkontrollerandet orsakade.
Måndag, onsdag, torsdag, lördag, söndag: mejlen existerar inte som kommunikationskanal. Jag jobbar med de saker som kräver uthålligt fokus. Kundanalyser som tar tre timmar att göra ordentligt. Affärsutveckling som kräver sammanhållen tanketid. Strategisk planering som inte kan ske i tjugominutersbitar.
Tisdag och fredag: jag ägnar förmiddagarna åt att köra igenom allt som samlats. Eftersom jag gör det i omgångar tar jag snabbare beslut. Det finns inget “jag återkommer om det här” — för annars dröjer det till nästa tisdag, och det är för långt bort. Så jag hanterar varje mejl direkt. Svarskvaliteten har faktiskt blivit bättre, för jag ger varje mejl full uppmärksamhet istället för att klämma in svar mellan andra uppgifter.
Det som inte funkar
Kalla mejl. Om någon skickar en förfrågan en onsdag och får ett autosvar tillbaka är det en del som helt enkelt går vidare. De kontaktar en annan byrå istället. Det händer, och jag har accepterat det som en avvägning. Men det är en riktig kostnad — framför allt för nykundsanskaffningen.
Sen finns perceptionsfrågan. Vissa tolkar autosvaret som arrogans. “Den här killen tror att han är för viktig för mejl.” Det är inte meningen, men jag förstår läsningen. Jag har försökt formulera texten så sakligt jag kan, men det går inte att undvika helt.
Vad jag faktiskt tror
Det smartaste jag gjort är inte autosvaret i sig. Det är att vi redan hade en organisation som klarar sig utan att allt måste gå genom min mejl.
Hade jag varit ensam konsult utan kontor, utan folk som svarar i telefon, utan kollegor som hanterar det dagliga — då hade den här övningen bara gjort mig oåtkomlig. Det hade inte fungerat. Mejldisciplin är inte en viljefråga. Det är en infrastrukturfråga.
Det jag inte vet är hur länge det håller. BBO växer. Vi tar in nya tjänsteområden. Jag driver Mobilglas vid sidan av, och det tar mer och mer av min tid. Villkoren som gör det här möjligt — en lagom stor organisation, ett team som hanterar det dagliga utan mig, en arbetsportfölj som tjänar på koncentration framför tillgänglighet — de villkoren kan förändras.
Just nu funkar det. Och om det slutar funka tänker jag inte låtsas att det fortfarande gör det. Det är hela poängen egentligen — man bygger discipliner som passar förhållandena man har, inte förhållandena man önskar sig. Ändras förhållandena får disciplinen anpassa sig eller dö.