Jag satt på kontoret en torsdag förra veckan och försökte städa en mappstruktur i mejlen som hade vuxit ett par lager bark över jul. Det var inte tänkt att bli något särskilt. Det blev en räkneövning som har gnagt på mig sedan dess.
Året jag kom på efteråt
När jag drog en sökning över hela 2012 — bara utgående, från mina två avsändaradresser — landade jag på 33 370 mejl.
Jag hade inte räknat. Jag tror inte heller att jag hade kommit på att räkna om mappstädningen inte hade tvingat fram det. På årsbasis, utslaget på arbetsdagar, är det ungefär nittioett om dagen. Om jag är generös mot mig själv och säger att ett genomsnittsmejl tog nittio sekunder att skriva — vilket är generöst, för jag skriver om ganska många av dem en gång till — så är det elva timmar i veckan av rent skrivande. Bara att forma meningarna. Inte att läsa inkorgen. Inte att fundera ut vad det är som ska skrivas.
Det finns en version av mig själv som hade postat siffran med en sorts stolthet, som om elva timmar mejl i veckan var ett bevis på att verksamheten rullar. Den versionen tror jag mindre och mindre på.
Vad det faktiskt bestod av
Två bolag parallellt producerar mejl. Två bolag där grundaren dessutom är seniorrösten på de fyra-fem mest krävande kontona producerar mycket mejl. Lägg till ett par konsultuppdrag där jag är ensam i kedjan, så blir det ohanterligt.
Grovt uppskattat:
- BBO-arbete med våra retainer-kunder: kanske en tredjedel. Det mesta är internt — kontext till teamet, godkännande på leveranser, den långa tråden innan vi gör ett strategiskt skifte. Ungefär en fjärdedel av det är skarpt kundbrev som ingen annan i byrån ännu kan formulera på det sätt som relationen kräver.
- Mobilglas: leverantörskoordinering, frågor från operatörerna ute i landet, prisbesked, lagerfrågor. Mejl med korta meningar och hög frekvens.
- Konsultuppdrag: få till antalet, tunga till längden. De där jag är enda rösten i kedjan är de där varje svar måste vara genomtänkt.
- Internt mellan de två bolagen: resten. Anställningar, ekonomi, små operativa dramer, den löpande diskussionen med mig själv om vilket av bolagen som egentligen ska bära vilken kostnad.
Räknar man dessutom in tiden för att läsa och triagera det inkommande blir siffran påtagligt värre. Jag tänker inte uppskatta den här. Jag vill inte veta.
Disciplinen jag skrev om var fel disciplin
För ett och ett halvt år sedan skrev jag en text om att jag bara läste mejl tisdagar och fredagar. Den disciplinen var, och är, verklig. Jag öppnade faktiskt inte kundmejlen på måndagar, onsdagar eller torsdagar under stora delar av 2011. Autosvaret rullade. Folk vande sig. Världen rasade inte.
Volymen växte ändå.
Felet i den ursprungliga texten — det fel jag inte hade kunnat upptäcka 2011 — är att tidsbaserad batchning är ett medel mot avbrott. Det är inte ett medel mot volym. Om verksamheten producerar nittioett utgående mejl om dagen kan du klumpa ihop allt till tisdag och fredag och du har fortfarande skrivit nittioett. Den kognitiva belastningen flyttade sig inte. Kostnaden för att växla mellan konton flyttade sig inte heller. Löftet “vi hör av oss imorgon förmiddag” som går iväg kvart i elva på kvällen för att dagen redan har ätit upp sig själv — det flyttade sig inte heller.
Jag har intalat mig att disciplinen fungerade för att inkorgen kändes mindre påträngande. Inkorgen är nedströms arbetet. Volymen är uppströms. Jag har behandlat ett symtom.
Det jag tror jag betalar för det
Ärligt svar: jag vet inte än. Men jag kan räkna upp kandidaterna.
Det kostar uppmärksamhet. Elva timmar i veckan med att skriva mejl är elva timmar i veckan som inte läggs på det arbete mejlen är till för — prisbeslutet, rekryteringen, partnerskapssamtalet, den ena långa kundbeställningen som hade behövt en lugn timme istället för tre fragmenterade.
Det kostar djup på det som faktiskt blir skrivet. Ett svar som skrivs i den sjunde mejltimmen på en dag är inte samma svar som ett som skrivs i den andra. Jag märker själv att jag kortar ner. Korthet är ibland helt rätt — de flesta svar borde vara kortare än jag vill att de ska vara — men ibland direkt fel, för korthet sker på samma tråd som faktiskt hade behövt fem stycken och en motfråga.
Det kostar det som aldrig blev skrivet alls. Varje grundare jag känner har en hög halvtänkta mejl till gamla kollegor, möjliga partners, människor vars arbete man uppskattar. De är först ut när volymen vinner. De är, misstänker jag, också de som hade gett mest tillbaka i längden.
Det kostar en intern diskussion om verksamheten är riggad rätt. Nittioett mejl om dagen är vad en person kan producera om den personen accepterar att leva i mejlen större delen av sin arbetstid. Det är inte en siffra som verksamheten har valt. Det är en siffra som uppstår när verksamheten inte ännu har sorterat ut vem mer som kan skriva vad.
Vad jag tror jag gör åt det 2013
Ärligt svar: anställer mer, och släpper mer. Båda halvorna spelar roll, och den andra är svårare.
Det finns mejl i de 33 370 som ingen annan i någotdera bolaget hade kunnat skriva. De flesta av dem är styrelsenära, ägarnära, eller knutna till de få kundrelationer som verkligen är mina personligen snarare än byråns. Den uppsättningen är mycket mindre än helheten antyder. Kanske en tiondel. Kanske mindre.
Resten är en delegeringsfråga jag har skjutit framför mig. Det finns seniora i BBO som skulle kunna utkast-skriva det långa kundbrevet; min uppgift blir att läsa och signera. På Mobilglas saknas en koordinerande roll som borde finnas — det mesta av leverantörs- och operatörsmejlen är process, inte omdöme. Konsultuppdrag som jag fortsätter köra solo måste antingen bemannas upp eller fasas ut.
Disciplinen jag skrev om 2011 handlade om att skydda uppmärksamhet mot en avbrytande inkorg. Den disciplin jag tror att jag behöver 2013 handlar om att skydda verksamheten från att formas av vad en enda persons skrivtimmar tillåter. Det är olika problem. Inifrån arbetsdagen ser de likadana ut.
Frågan tillbaka
Jag undrar om någon annan har räknat sina ärligt. Jag hade inte räknat mina om inte mappstädningen hade lämnat siffran framför mig. Hör av er — om ni driver två saker parallellt, eller en sak där ni är seniorrösten på de flesta konton: vad ligger volymen på? Och — separat, och mer intressant — vad är den minsta versionen av er själva som fortfarande kan hålla verksamheten egen? Jag är genuint nyfiken på vad ni har sett.